紙とメッセージアプリの個別連絡で回っていたシフト管理を、スタッフ本人のスマホから完結するポータルに置き換えました。
クライアント / プロジェクト概要
店舗を運営するサービス業の企業様です。シフト希望の提出が紙や個別メッセージで行われ、集計・確定連絡・提出漏れの督促がすべて手作業になっていました。また、当日の遅刻・欠勤連絡が個別チャットに埋もれ、店舗側で把握しきれないことも課題でした。
課題
- シフト希望の回収・集計・確定連絡がすべて手作業で、締切前の督促にも時間を取られていた
- 当日の遅刻・欠勤連絡が個別のやり取りに埋もれ、店舗全体で共有されなかった
- スタッフに新しいアプリを覚えてもらう導入コストをかけられなかった
ご提案・アプローチ
「スタッフに新しい操作を覚えさせない」ことを最優先に、普段使っているメッセージアプリのアカウントでそのままログインできるWebポータルを設計しました。アプリのインストールは不要で、ホーム画面に追加すればアプリのように使えます。通知はプッシュ通知で届き、既存の連絡手段を置き換えるのではなく補完する形にしています。
制作のポイント
- ログインは外部アカウント連携＋ワンタイムコードの2系統。 連携サービスの障害時にもログインできる代替手段を最初から用意しました
- 外部サービスから取得する個人情報は識別子のみ。 表示名やプロフィール画像は保持せず、退店したスタッフのログインは即座に無効になります
- 自由記述の連絡内容は保持期間が過ぎると自動で消去。 出勤実績は残しつつ、何が書かれるか予測できない個人情報だけを消す設計です
- 通知は「送れた端末数」を返す作りに。 通知を受け取れる人がいない場合は画面にその旨を表示し、「送ったつもり」の連絡漏れを防ぎます
制作の流れ
- ヒアリング：シフト提出〜確定〜当日連絡の現状フローを整理
- 設計：認証方式・データ保持方針（何を保存し、何を保存しないか）を先に確定
- 制作：シフト提出・確定・出勤表・通知の順に段階リリース
- 納品・運用：提出漏れの自動督促など、運用開始後も機能を追加
成果
- シフト希望の回収・集計が自動化され、担当者の取りまとめ作業が大幅に削減されました
- 遅刻・欠勤の連絡が記録として残り、店舗全体で同じ情報を見られるようになりました
- 新しいアプリの導入教育なしで、スタッフへの展開が完了しました