記念日イベントで使うオリジナルラベルのボトル・チャーム・ポスターといった制作物の依頼フローを、1つの受発注管理システムに集約しました。
クライアント / プロジェクト概要
複数店舗を運営するサービス業の企業様です。スタッフの記念日イベントに合わせて制作するオリジナルグッズの依頼が、店舗スタッフ・本部・本人・外部業者の4者間でLINEと口頭に散在し、「誰の何がどこまで進んでいるか」を誰も把握できない状態でした。
課題
- 制作依頼の進行状況が個人のLINE履歴の中にしかなく、担当者が不在だと止まる
- デザイン案・写真素材のやり取りが散在し、どれが最終版か分からなくなる
- 発注漏れ・納品遅れが起きても、どこで止まったのか追跡できない
ご提案・アプローチ
「イベント」の下に「制作物の明細」をぶら下げる台帳構造を設計し、明細1件ごとに 編集中 → 依頼済み → 検収中 → 確定 のステータスで進行を管理する形にしました。本部・店舗スタッフ・本人の3つの立場ごとにできる操作を明確に分け、本人の操作は「素材を送る」「見る」の2つだけに絞ることで、進行の主導権を運営側に保ちました。
制作のポイント
- 「デザイン3案から選ぶ」という現場の進め方を、明細行の複製でそのまま表現。 不採用案が残っていると発注できない制約にすることで、台帳が自然に片付く設計にしました
- 写真素材は非公開領域に保存し、認証を通した配信のみに限定。 URLの直打ちでは取得できず、権限のないアクセスには存在自体を返しません
- 画面の出し分けだけに頼らず、すべての更新処理でサーバー側の権限を再検証。 見た目の制御と認可を分離しています
- スタッフの認証は共有パスワードを廃止し、招待リンク＋普段使いのメッセージアプリでのログインに。 在籍変更が即座に反映される仕組みです
制作の流れ
- ヒアリング：現状のやり取りを整理し、依頼フローとつまずきどころを洗い出し
- 設計：設計書を先に作成し、レビューでの方針転換も版として記録しながら確定
- 制作：段階的にリリースできるようブランチ計画を立てて実装
- 納品・運用：カタログ台帳の整備・既存データの移行まで含めて対応
成果
- 制作依頼の進行状況が台帳で一覧でき、「今どこで止まっているか」が誰でも分かるようになりました
- 発注条件をシステムが判定するため、素材不足のまま依頼が進む・確定前に発注される、といった事故を構造的に防止
- 過去のカタログが番号付きの台帳として蓄積され、「前回と同じ」「この案をベースに」という依頼が正確に通るようになりました